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中途採用現場での書類審査通過率と面接成功に至るまでの流れ(一部内情暴露!)

面接チェックシート■転職で成功する人と失敗する人の違い
この記事は約12分で読めます。

今回の記事は、中途採用の現場がどういった視点で応募者を見て、書類審査から面接に至るか!の”大枠の流れ”についてご紹介します。

ご存知のとおり、応募企業側は応募者が多いと書類審査や面接が数回に渡って行われます。が、こういった企業側の生々しい採用現場のあれこれを書いているブログはほとんど見掛けませんので、あえて公開することにしました。

公開する内容は、退職する理系エンジニア2人の穴を埋めるべく、3月末まで「転職サイト」に求人広告を掲載した結果の内容となっています。

書く内容が自社限定の話にはなりますが、実際に行われている書類選考から面接までの流れを知ることは、今やっている転職活動の参考にもなるし、応募の厳しさや現実も分かるはず!という意味でプラスになるはずです。

今回のお題は、書類審査から面接までの大枠の流れと、中途採用担当者の対応についてお話します。

応募結果:書類審査通過率20%、採用率5%という現実!

今回転職サイト経由の求人募集で応募者が40名近く集まり、そのうち約8人に対して面接を行っています。

企業側が行う中途採用活動としては、応募数という意味では成功した部類に入りますが、結果から申しますと今回の中途採用は見送ることになりました。

採用見送り

中途採用の現場ではこういったことがちょくちょくありますが、それにしても今回の応募者数約40名という数字はさすがに多いと思います。

転職活動の集大成として”応募者が多くなるのは3月!”というのにあやかっているだけですが、例年9月の例を挙げると応募者が多くても10人程度ですから、やはり3月は応募者が多く集まります。

さて今回3月に行った求人募集ですが、企業応募から面接に至る流れは以下のようなものになっていて、最終的な応募書類通過率は約20%となっています。
(応募者数40名、事業部書類選考通過数8名)

また今回は中途採用を見送りましたが、2人の採用枠に対して応募者数が40名ですから、採用率は5%!20人に1人ということになります。

ただ最終的に経営者面接に送り込むのは4人程度でしょうから、実質2次面接への通過率は全体数から見ればもっと少ないということになります。

転職希望者にとっては少し厳しい結果になっていますが、この結果はどこの応募企業でも同じようなもので、そんなに差はないと思います。逆に高い方ではないでしょうか。

さて企業応募を受理してから面接に至るまでの流れはこんな感じです。

採用現場の過程|企業応募から面接に至るまでの大枠の流れ!

  1. 3月始めに大手転職サイトへ求人掲載を依頼
    求人広告掲載から1週間ほどで約20名ほどの応募が集まる
  2. 約20名の履歴書・職経歴書の応募書類審査開始(1回目)
    応募者約20名全員が不通過!3日後に不採用通知を送付
    2週間後、延べ応募者が約30名となる
  3. 約10人の履歴書・職経歴書の応募書類審査開始(2回目)
    書類審査に通過したのは約3名!数日後面接アプローチのメールを送る。残り約7名は書類審査不通過で3日後に不採用通知を送付
  4. 書類審査を通過した約3名の面接開始(1回目)
    1人は辞退。1人は保留、もう1人はボーダーで保留
    3~4週間後、延べ応募者が約40名になる
  5. 10名の履歴書・職経歴書の応募書類審査開始(3回目)
    書類審査通過者約5名、面接者も述べ約8人。数日後、通過者に面接アプローチのメールを送る。残り約5名は書類審査不通過で3日後に不採用通知を送付
  6. 書類審査を通過した約5名の面接開始(2回目)
    面接は全2回!どちらも通過者の都合に合わせ日程調整して実施
  7. 最終面接を経て”中途採用見送り!”を決定!
    全員に不採用通知を送付
<補足事項>
上で挙げている数字は数%増減して書いており正確な数字ではありません。
正確な数字を挙げてしまうと、”書いたのあいつか?”とバレてしまう可能性が高いので、”約!”という表現で多少数字をいじくって書いています。
(書類審査通過率20%は本当の数字です)

ざっとこんな感じの流れで、書類審査は3回、事業部面接は2回行っています。

簡単に書いていますが、応募者は応募書類を提出して企業側からボールが返って来るのを待つだけですが、中途採用現場では深夜残業の合間や休日出勤で、こういったステップを踏んで人選しています。(笑)

人選

けっこう大変なんですよ。これって。(本業もあるし)
これだけやっても最終的に中途採用者ゼロでしたからね。

応募は例年のごとく、求人広告掲載から1週間で応募者数が半数に達しましたが、なぜ求人公開から1週間でこんなにも応募が集まるのでしょうか。

求人掲載初期に応募者が集中する理由|でもこれは間違い!

今回のように、リクナビNEXTDODA(デューダ)などの大手転職サイトに求人広告を載せたときの傾向ですが、例年通り全体応募者数の半数が広告掲載から約1週間の間に申し込んでいます。

それを物語るように、今回も転職サイト経由で約1週間で応募者の半数約20人の応募がありました。

何も急いで応募する必要はないと思うのですが・・・たぶん求人広告掲載初期に応募者が集中するのには3つの理由があります。

  • 応募企業側が募集を早く締め切るのではないか?との思い。
  • 早く応募した方が確実に応募書類が見られる。
  • この応募のチャンスを逃したくない。

確かに応募を早く締め切る企業もあるとは思いますが、それはたぶん極わずかなはずです。企業にとって早く応募を締め切るメリットがないからです。

通常、企業側は約4週間の間、高い求人広告料を支払って募集を載せていますので、企業側からすればこの間をフルに使ってより良い人材からの申し込みを待っています。

またその間に応募者の人選の絞込みをして、面接の準備をしています。

なので、広告掲載期間内に採用決定される方はほとんどいないと思いますし、仮にあったとしてもスケジュール的に、書類提出⇒審査⇒面接⇒経営者面接⇒採用可否をこの4週間でやるのには無理があります。

私の会社でも書類到着から随時面接して応募を締め切る!といったことはしませんし、そんな暇もありません。

運よくこの間に面接にこぎ着けたとしても、経営者面接をするのは求人広告掲載が終わった後です。

応募書類は受理したその日に見るわけではなく、ある程度募集が集まった段階でのロット単位で見ていますから、応募してすぐに審査に掛けられるわけではありません。
(私の会社ではです)

みなさん勘違いされていると思いますが、転職サイトには求人掲載期間がしっかりと明記されていますから、別に何も急いで申し込む必要はないと思います。

もし気に入った企業が見つかったら、まずその求人掲載期間を使って、転職クチコミサイトで企業の裏情報を探ったり、IR情報に目を通してじっくりと企業を観察した方が、面接時の受け答えにも良い結果を生むと思います。


*:クチコミサイトの詳細は以下の記事でご紹介しています。

企業内情を暴露する転職クチコミサイト|その信憑性を調べる方法と活用方法!
転職活動で企業選択に迷いあったら、一度、企業の社員がネット上に投稿している転職クチコミサイトを見るとかなり参考になります。転職クチコミサイトの書き込みの信憑性と信憑性を探る簡単な方法、その活用方法についてご紹介します。

その方が応募書類(履歴書・職務経歴書)の書き方や、面接の際の回答に枠が広がると思います。

焦る必要は何もありません。応募の早さと書類審査通過とは何の関係もないと思います。

書類審査不通過の理由!やはり応募書類の出来がものを言う

さて、今回約40名もの応募があったのですが、結果的には採用を見送っています。
このブログでも何度か書いていますが、やはり面接までたどり着くためには、応募書類(履歴書・職務経歴書)の良し悪しがカギとなってきます。

履歴書・職務経歴書

多くの企業は独立した中途採用担当部署はないですし、本業との兼務で、合間合間に書類審査と面接をしていますから、じっくりと応募書類を読んでいる時間はありません。

しかもこのクソ忙しい年度末に行われるわけですから、誰でも書ける普通の応募書類を出しても、担当者の目には止まらないわけです。(2度見は絶対にしません)

今回は会社としても残念な結果となりましたが、40名全員を”書類審査不通過!”とした理由は以下のとおりです。

書類審査で弾かれる典型的な例!応募書類に心や味がない

  • 応募が締め切られる前の”数打ちゃ当たる!”的な申し込みが多かった
    求人広告掲載初期に応募する方の半分は書類に記載されている中身が不透明
    中には何が言いたいのかも分からないものまであり、誠意が感じられない
  • 履歴書・職務経歴書に不備
    誤字、脱字のものが多く、応募企業向けに書類を修正して使いまわしているのが分かる。(中には応募した会社名が違っているものもある←論外)
  • 募集要項と違う業種からの申し込み
    企業が望んでいる「即戦力」の意図を分かっていない
  • 募集年齢層とのギャップ
    応募に際して年齢制限は記載できませんが、企業が必要としているポジションの年齢層から掛け離れた方からの応募

これすべて初期に応募してきた方に多いですね。

応募者の履歴書や職務経歴書を横並びで見ていると、やはり目を引く書類というのが出てきます。面接に残れる方は上の4項目のようなことはないですね。じっくり読まれる履歴書・職務経歴書を提出してきます。

企業の内情を調べに調べて、”自分がこの会社でどんな活躍ができるか!”を簡潔にまとめて書いている応募者は、やはり面接までたどり着いています。

理系企業がなぜ応募書類の書き方を重視して見るのか!

理系企業に勤めているエンジニアの方は、恥ずかしながら文章能力が低い方が多いです。私もそのひとりで語彙力も弱いですが、その代わりに数字は得意です。(笑)

ただ弱いからといっても、キャリアを積めば徐々に恥ずかしくない程度の理系文章の表現力が身についてきます。

実はこれができない理系技術者は多いです。

理系の仕事は”ただ物を解析して結果を出せば良い!”というわけではなく、その結果を誰にでも分かりやすく報告書にまとめる必要があります。

理系の報告書は文系の文章のような”起承転結!”で書くものではなく、履歴書・職務経歴書の書き方で言う「キャリア式」のような形式で構成されています。

*:「キャリア式」については以下の記事を参考にしてください。

ワンランク上の職務経歴書と疑問だらけの職務経歴書の書き方
履歴書は企業側に次の職務経歴書を読ませたくさせるためのもので、職務経歴書は企業側に自身の経歴を共感させるためのものです。職務経歴書の書き方には編年式や逆編年式、キャリア式がありますが、転職回数によってはメリデメが生じます。

まずこの「キャリア式」で報告書が書けないと、理系企業・・・少なくとも私の携わる設計業界では使い物にはならないわけです。

逆に職務経歴書をキャリア式で上手に表現している方は、パッと目を通してもそれなりに仕事をこなして来ている!というのが分かります。

企業が何を求めて求人を募集しているのか!

こういった報告書がすぐにでも書ける「即戦力」を求めているわけですから、一般的な書き方である編年式・逆編年式しか書けないような方は、やはり理系企業では書類選考で弾かれてしまいます。

まーもっとも、キャリアやスキルがあっての話ですが、理系企業の中途採用担当者は、そういった目線で履歴書・職務経歴書を見ているのです。(これ大事だと思いますよ)

面接で大事なのはスキルアピール!自分の売りは何?

以前、このブログでも紹介していますが、私の会社では自社の中途採用マニュアル「転職希望者の適性の見分け方」(仮称)に沿って面接をしています。

俗に言う「面接チェックシート」による採点が加味されて、経営者面接に送り出すかどうかの判断をしています。

まさに↓こんな感じのものです。

チェックリスト

それに沿って、事業部面接まで残った約8名の方と面接をしましたが、約8人とも不採用の通知を出しています。

正直に申しますと、この8名の履歴書・職務経歴書の出来はかなり良かったのです。
満点とは言いませんが、やはりさすがに面接にまで残れる書き方をしています。

たぶん「転職エージェント」も利用しているでしょうから、キャリアアドバイザーによる応募書類の添削が功を奏しているのでしょうね。その様式をうまく使いまわしているのだと思います。

やはり「転職エージェント」のキャリアアドバイザーからの添削支援があると、応募書類にも箔が付きますし、提出された段階では私たち中途採用担当者もこれを見抜けませんね。

本人が自力で書いているものだと思って面接に進めています。

ただ実際に面接をしてみると、ひとりを除いて圧倒的なスキル不足を感じましたね。
理系企業の仕事って、2言、3言ほど技術的な深い話をすれば、すぐにこの人が”できるかできないか!”が分かってしまいます。

そうですね・・・時間にして5分もあれば、もうその方のスキルが分かってしまいます。

理系企業での面接は、キャリア経歴や自分の持っているスキルをうまく説明できることが必要条件で、この会社で自分のスキルがどういった形で生かせるか!がうまく説明できないとそこでもう終わってしまいます。

そりゃーそうです。応募要項にも詳しく書いてあるとおり、こちら側は「即戦力増強」を掲げて募集しているわけですから。

先ほど”理系企業に勤めているエンジニアは文章能力が低い方が多い!”と書いていますが、文章が報告書作成スキルにつながるように、言葉による説明力、説得力はクライアント(役所)に対して納得させる重要なテクニックですから、それができないと話にならないわけです。

こういった理由で、今回の募集でこれに当てはまる方はいませんでした。
ただお一人だけどうしても入れたかったですね。スキルは圧倒的に高かったですからね。

以下の記事にも書いていますが、転勤が不可ということで「無期労働契約」を前提とした別雇用の提案を提示しましたが断られました。

転勤を断り退職した応募者の転職リスク|求職者を守る別雇用形態の提案!
転勤命令を理由に会社を辞めた方の転職にはかなりのリスクがあります。親の介護などで転勤できない場合、新たの雇用形態として「雇用止め」や「契約打ち切り」といった心配のない無期労働契約を企業と結ぶことで、転勤もせず雇用を維持することができます。

書類審査通過率と面接成功に至るまでの流れ(まとめ)

これは毎回思うことですが、中途採用従事者の立場ってやはり辛いものがあります。

応募者が面接で自分の考えや熱意を会社側にうまく伝え切れなかったら、そこで面接は終わってしまいます。そこで私らが通過・不通過を決めるわけですから。

本当はこちら側もそれは分かっているし、応募者が伝えたかったことも分かっています。でもその気持ちだけで採用してしまうと、ほかの応募者と公平性が保てなくなります。

本当は辞める2人の穴を埋めるべく、上位2人を採用しても良かったのですが、もし採用したとしても、たぶんこの2人は技術不足で潰れていたと思います。

私の事業部ではけっこう気が荒い人間が多いですし、年功序列制度は廃止されて実力主義で上にのし上がる会社に変わりつつありますから、たぶん試用期間終了で退職する羽目になっていたと思います。

やはり企業が求めている人物像と応募者のマッチングが合わないと、転職は絶対に成功しませんね。背伸びするならそれなりのスキルが必要だ!ということです。

ひとつご提案がありますが、もし応募する企業側の採用条件の幅が広くて、今までの自分のスキルが使えるかが分からないときは、企業側はいつでも質問を受け付けています。

申し込む前に事前確認することで、自分の立場が悪くなることは一切ありませんので、お困りならご連絡して見てください。


§:この記事を書いた人!
shinichiro・著者・職業:慎一郎 40代現役理系技術エンジニア @shinichiro_tw
・業種経歴:不動産・インフラ系総合開発コンサルタント会社等
・転職回数3回:5年、8年、5年勤務した後、現在4社目理系企業へ!
本業の設計計画業務を行う傍ら、全然関係のない中途採用応募者の書類審査と面接を担当。このブログで中途採用現場の裏事情と転職にタメになる記事を執筆中です。

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